เมื่อพนักงานต้องทำงานที่บ้าน ทำงานเป็นทีมอย่างไร ? (Work from Home)

เมื่อพนักงานต้องทำงานที่บ้าน (Work from Home)

เทคโนโลยีในปัจจุบัน ได้ทำลายการทำงานระหว่างพนักงานกับโต๊ะที่ทำงานเอาไว้ให้เป็นอิสระ ด้วยพลังแห่งอินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ทำให้เหล่าพนักงานในยุคสมัยนี้สามารถทำงานได้จากที่ไหนก็ได้บนโลกนี้ที่อินเทอร์เน็ตสามารถเข้าถึง WFH มีข้อดีมากมายของการที่เราไม่ต้องเดินทางไปยังที่ทำงาน ไม่ต้องเผชิญปัญหารถติดบนท้องถนน, เสียเวลาแต่งตัว และทำให้มีเวลาอยู่กับครอบครัวมากขึ้น มีผลการศึกษามากมายบ่งชี้ว่า ผู้ที่ทำงานจากที่บ้านมักจะมีผลงานดีกว่าเวลาที่พวกเขาอยู่ในที่ทำงาน ซึ่งช่วงนี้มีก็มีบริษัทหลายแห่งตัดสินใจให้พนักงานทำงานจากระยะไกลมากขึ้น เนื่องจากผลจากวิกฤต COVID-19

อย่างไรก็ตาม การปล่อยให้พนักงานทำงานที่บ้านก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน การสร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม แม้จะมีการสื่อสารผ่านวิดีโอคอล และโปรแกรมแชท แต่มันก็มีช่องว่างที่ไม่อาจทดแทนการใช้ชีวิตร่วมกันในที่ทำงานได้ง่ายๆดั้งนั้น ลองมาดูแนวทางปฏิบัติที่จะช่วยให้บริษัทยังสามารถสร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมขึ้นมาได้ภายใต้การทำงานจากระยะไกลหรือทำงานที่บ้าน กันสักหน่อยดีกว่า ว่าจะมีวิธีการไหนบ้างที่ทำให้ทีมยังดำเนินไปได้ด้วยดี แม้ว่าจะไม่ค่อยได้พบปะกันในชีวิตจริง

wfh

การสื่อสาร หัวใจหลักของการทำงานเป็นทีม

ยิ่งมีจำนวนพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมากแค่ไหนก็ตาม บริษัทจะต้องทำการบ้านในการวางแผนงานให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น งานไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว ผลลัพธ์ของแต่ละคนเป็นอย่างไรบ้าง มีบันทึกการประชุมที่ละเอียด เพื่อให้ทุกคนที่อยู่ในทีม ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานอยู่ในที่ทำงาน หรือว่าจากที่บ้านก็ตาม รับรู้ว่างานของพวกเขาได้ดำเนินไปในจังหวะเดียวกันกับทุกคนอยู่นะ

ขั้นตอนนี้ไม่ใช่เรื่องยาก เพราะมีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยให้งานนี้เป็นเรื่องง่าย อย่างเช่น Slack/ Asana/ Trello ฯลฯ หรืออาจจะใช้แค่การแบ่งปันไฟล์ Google Doc ให้ทุกคนบันทึกรายงานความคืบหน้าของงานในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบก็ได้ ตรงจุดนี้ ทีมควรคุยเพื่อตกลงกันให้ชัดเจนว่า จะรายงานกันบ่อยแค่ไหน และมีประเด็นอะไรที่ควรบันทึกไว้บ้าง เพราะความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีมไม่เหมือนกัน ลักษณะงานที่ทำก็อาจจะคนละแบบกันเลย จึงต้องคุยกันให้ลงตัวเรียบร้อยเสียก่อน อีกสิ่งที่สำคัญ คือ ทีมควรจะมีช่องทางการติดต่อสื่อสารหลากหลายรูปแบบให้ใช้ อีเมล โทรศัพท์ แอป LINE แอป Skype หรือบริการ Hangouts จาก Google ฯลฯ เพื่อให้ทุกคนสามารถเลือกใช้ช่องทางที่สะดวกที่สุดได้
ลองพิจารณาดูว่าเครื่องมือตัวไหนที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณมากที่สุด

ยกเลิกการประชุมปกติ หากไม่มีวาระที่สำคัญ

ใช้การประชุมเพื่อการทำงานร่วมกัน ไม่ใช่แค่การแจ้งข้อมูล ควรแสดงความคาดหวังว่าทีมทุกคนจะเข้าร่วมอย่างตั้งใจ ไม่ใช่แค่เปิดกล้องมาเช็คอิน แล้วทำอย่างอื่นไปด้วย

ในการประชุมที่ผู้เข้าร่วมอยู่กันคนละสถานที่ ควรทดสอบเทคโนโลยีที่ใช้ว่าทำงานได้อย่างราบรื่น ทุกคนเข้าใจวิธีการใช้งานมันเป็นอย่างดี และหากเป็นไปได้ควรให้ทุกคนสามารถมองเห็นหน้ากันได้ทุกคนด้วย แม้ว่าจะมีคนที่ไม่อยู่ในห้องประชุมด้วยก็ตาม เพื่อให้เกิดความรู้สึกของความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ควรเปิดโอกาสให้ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นสื่อสารตอบโต้ได้ หากคุณเป็นผู้นำการประชุมควรจะถามความคิดเห็นของทีมด้วย หากสังเกตพบว่าทุกครั้งทีมที่ประชุมจากระยะไกลเงียบอยู่ตลอดเวลา ควรพิจารณาหาทางตรวจสอบดูว่าปัญหาเกิดจากอะไร เพื่อปรับปรุงการประชุมให้ดียิ่งขึ้นในครั้งถัดไป

ทำงานที่บ้าน

Onboarding? สร้างวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกล ตั้งแต่ตอนเริ่มต้น

เมื่อมีพนักงานใหม่ถูกจ้างเพิ่มเข้ามาร่วมในทีม คุณมีการแนะนำตัวพวกเขาอย่างไร? พาตัวพนักงานใหม่มาแนะนำให้ทีม และให้เขายืนพูดแนะนำตัวสั้นๆ? สำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลแล้ว คุณอาจจะต้องใช้ความคิดมากกว่านั้นในการแนะนำพนักงานใหม่ให้กับทีม เพื่อให้เกิดพนักงานคนใหม่นี้สามารถกลมกลืนไปกับทีมได้อย่างสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น

วิธีการมีให้เลือกใช้มากมายตามแต่ลักษณะนิสัยขององค์กร เราอาจจะใช้การส่งอีเมลแนะนำพนักงานใหม่ให้ทีมได้รู้จัก โดยไม่ใช่แค่ข้อมูลว่าพนักงานใหม่นี้เข้ามาทำอะไร ฝ่ายบุคคลอาจจะใส่ข้อมูลสนุกๆ เกี่ยวกับตัวเขาเข้าไปด้วย เหตุผลว่าทำไมเขาหรือเธอถึงได้ตัดสินใจมาเข้าร่วมทีม อาจจะมีกิจกรรมละลายพฤติกรรม หากพนักงานใหม่นี้ไม่ได้เข้ามายังออฟฟิศ ก็อาจจะส่งของขวัญไปทางไปรษณีย์ หรือส่งอีเมลต้อนรับจากสมาชิกในทีม เพื่อให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าทีมยินดีต้อนรับพนักงานใหม่อย่างใจจริงตั้งแต่เริ่ม

การสร้างทีมงาน (Team Building) เพิ่มสัมพันธไมตรี

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมักรู้สึกว่าพวกเขาถูกทอดทิ้ง ไม่ว่าจะจากการที่พวกเขาไม่ค่อยได้พูดคุยสัพเพเหระกับคนอื่นๆ, ไม่ได้พบปะสังสรรค์กับคนที่อยู่ในออฟฟิศ สิ่งเหล่านี้ทำให้พวกเขารู้สึกโดดเดี่ยว

มันเป็นหน้าที่ของบริษัทที่จะต้องพยายามทำให้พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของบริษัทเหมือนกันนะ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้เดินทางไปที่ออฟฟิศเป็นประจำทุกวันก็ตาม

ลองสร้างกิจกรรมที่จะช่วยให้พนักงานในบริษัทได้รู้จักกันมากขึ้น อย่างเช่น ทำชั่วโมงเฮฮาผ่านเน็ต, จัดกิจกรรมสนุกผ่านช่องทางออนไลน์ให้คนในทีมเข้ามาร่วมสนุกกันได้ หรือสุ่มพนักงานในบริษัทที่ไม่รู้จักกันมาก่อน ได้มีโอกาสสนทนากันดูบ้างสัปดาห์ละครั้ง เป็นต้น

ความเชื่อใจพวกเขา แล้วทีมจะเชื่อใจบริษัท

ความเชื่อใจเป็นสิ่งสำคัญมากๆ หากคุณจ้างพนักงานที่เก่ง และไว้วางใจได้ พวกเขาก็จะยังทำงานได้ดี และเชื่อใจได้แม้ว่าคุณจะไม่นั่งอยู่ใกล้ๆ เวลาพวกเขาทำงานอยู่ก็ตาม มันเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้ผลงานออกมาดี

เมื่ออิสระในการทำงาน รวมเข้ากับความเชื่อใจ มันจะทำให้พนักงานนี้ไม่เกิดอาการที่เรียกว่า "อนุบาลซินโดรม" (Kindergarten Syndrome) ที่ผู้จัดการจะต้องคอยมาควบคุม จ้ำจี้จ้ำไช สอดส่องตลอดเวลา ไม่อย่างนั้นพวกเขาก็จะไม่ยอมทำงาน

เหนือสิ่งอื่นใด Buffer บริษัทที่ให้บริการระบบโซเชียล เน็ตเวิร์ก และงานออนไลน์ ได้ทำการสำรวจแล้วพบว่า กว่า 99% ของคนทำงาน ในช่วงบั้นปลายของชีวิตการทำงาน พวกเขามีความต้องการที่จะทำงานจากที่บ้านบ้าง แม้จะไม่ใช่ทุกวัน หมายความว่าบริษัทที่ต้องการจะรักษาพนักงานเก่งๆ ที่อยู่มาอย่างยาวนานเอาไว้ ควรจะเตรียมแผนการทำงานจากระยะไกลเอาไว้ใช้ภายในบริษัทด้วย แถมมันยังเป็นแรงจูงใจให้คนอยากมาร่วมงานในบริษัทของคุณได้อีกด้วย